Les activités documentaires couramment réalisées sur les documents papier sont aujourd'hui transposées sur leurs homologues électroniques. Ainsi, une kyrielle de systèmes permet de mener à bien les activités liées aux documents. Ils permettent notamment de rechercher de l'information utilisée pour rédiger un document qui peut être ensuite diffusé, exploité et organisé par ses lecteurs dans leur espace documentaire. Notre étude des systèmes existants a permis de révéler deux limites principales. Premièrement, un système ne répond généralement qu'à une seule, voire à deux activités. Ce cloisonnement des activités est préjudiciable à la fois pour les usagers (qui doivent maîtriser et jongler entre de nombreux outils) et pour les systèmes (qui ne possèdent qu'une représentation parcellaire des besoins des usagers). Deuxièmement, les systèmes n'exploitent pas les résultats des activités documentaires des membres organisationnels.

Notre contribution comprend deux volets. Premièrement, nous proposons un modèle fédérant les activités documentaires autour de la pratique d'annotation collective. Des processus collectifs y sont associés afin d'exploiter chaque activité documentaire pour enrichir les autres, apportant ainsi une assistance à chaque individu en tirant parti du groupe, et vice versa. Le but de cette approche originale est double : simplifier l'accès et l'appropriation des documents tout en anticipant les besoins de l'usager pour lui offrir une assistance non intrusive. Deuxièmement, nous proposons d'exploiter les espaces documentaires des membres organisationnels. Bien qu'ils contiennent des informations à haute valeur pour l'organisation, collectées au prix de coûteux efforts, ces espaces demeurent paradoxalement en sommeil. Afin de tirer parti de ces espaces documentaires, nous proposons une interface multi-facettes d'accès au capital documentaire d'une organisation. Cette interface permet l'exploration des documents et individus de l'organisation selon différents axes et niveaux de granularité. Nos propositions ont été validées par différentes expérimentations ainsi que par le développement du prototype TafAnnote qui souligne la faisabilité de notre approche fédérant les activités documentaires autour de l'annotation collective.